Pandemia COVID-19 zmusiła firmy do przemyślenia swojej działalności biznesowej, infrastruktury IT i polityki firmy. Współpraca zdalna, z konieczności, stała się standardowym sposobem pracy i pozostała popularna nawet po powrocie wielu pracowników do biura.
Wideokonferencje wspierają współpracę
Chociaż nic nie jest w stanie całkowicie zastąpić interakcji twarzą w twarz, technologia — a tutaj konkretnie odnosimy się do wideo — może zapewnić następne najlepsze doświadczenie. Zadaniem działu IT/AV jest wyposażenie pracowników w narzędzia potrzebne do efektywnej pracy i współpracy.
Poniżej przedstawiamy dwa główne trendy w wideokonferencji w środowiskach korporacyjnych: Dedykowane środowiska VC (wideokonferencyjne) oraz pomieszczenia BYOD (bring your own device).
Opcja 1: Dedykowane środowiska VC
Głównym trendem jest stosowanie dedykowanego sprzętu do wideokonferencji zbudowanego wokół określonej platformy. Jednym z przykładów jest firma Cisco, która stworzyła własny świat wideokonferencji składający się z różnych urządzeń i oprogramowania do spotkań online i współpracy zespołowej. Inni gracze na rynku, a mianowicie Microsoft Teams i Zoom, przyjęli podejście SaaS. Ich model biznesowy opiera się na współpracy z dostawcami sprzętu, którzy tworzą certyfikowane rozwiązania do sal konferencyjnych/wideokonferencji dla Microsoft Teams Rooms lub Zoom Rooms. Te certyfikowane rozwiązania są produkowane przez dostawców takich jak Biamp.
Ogólnie rzecz biorąc, dedykowane rozwiązania wideokonferencyjne dostosowane do jednej konkretnej platformy UC są idealne dla większych firm. Są one zainteresowane ustandaryzowanymi rozwiązaniami w wielu lokalizacjach, więc takie podejście ma sens pod względem finansowym, dla zespołu IT (jeden system do wdrożenia i obsługi) i dla użytkownika (jeden system do nauki).
Zalety
Prostota
Dedykowane środowisko VC składa się zazwyczaj z interfejsu dotykowego jako centralnego punktu interakcji. Pozostałe urządzenia peryferyjne wchodzące w skład rozwiązania to wyświetlacz lub tablica interaktywna, głośniki, kamera internetowa i mikrofon. Interfejs dotykowy zapewnia kilka potrzebnych funkcji – dołączanie do spotkania, rozpoczynanie spotkania, nawiązywanie połączenia, prezentację, włączenie/wyłączenie mikrofonu, kamery i głośników.
Bezpieczeństwo IT
Posiadanie dedykowanych środowisk wideokonferencyjnych oznacza, że pracownicy muszą korzystać z wybranych i zatwierdzonych aplikacji do współpracy, aby zapewnić bezpieczną komunikację. Co więcej, wszystkie główne platformy posiadają funkcje dostępne tylko dla administratorów, którzy zarządzają dostępem i całym systemem, konfigurują ustawienia itd.
Wysoka jakość dźwięku i obrazu
Dedykowany sprzęt do wideokonferencji jest zazwyczaj tworzony przez producentów z długą historią w branży AV. Producenci ci mają udokumentowane doświadczenie w dostarczaniu wysokiej jakości sprzętu. Ponadto sprzęt zaprojektowany specjalnie do jednego zastosowania – takiego jak wideokonferencje w środowiskach korporacyjnych – zazwyczaj posiada idealne połączenie funkcji i specyfikacji, aby zapewnić wysoką wydajność. Kontrastuje to z produktami producentów elektroniki użytkowej, którzy zazwyczaj oferują produkty uniwersalne.
Wady
Ograniczona elastyczność
Dedykowane rozwiązanie VC jest nieco ograniczone, gdy pracownicy chcą rozmawiać z partnerami zewnętrznymi, którzy ustandaryzowali inne rozwiązanie VC.
Różnorodność użytkowników, interesariuszy i szeroki zakres usług wideokonferencyjnych oznaczają, że użytkownicy potrzebują elastyczności w wyborze narzędzi do wideokonferencji, aby skutecznie współpracować.
Shadow IT
W dużych organizacjach termin Shadow IT odnosi się do systemów informatycznych, które są wdrażane przez osoby lub grupy inne niż centralny dział IT w celu obejścia ograniczeń systemu głównego. Chociaż systemy Shadow IT mogą być źródłem innowacji i inspiracji dla przyszłych centralnych rozwiązań IT, ale zwiększają również konieczność kontroli i ryzyko związane z bezpieczeństwem.
Jeśli pracownikom doskwierają ograniczenia systemuczują się ograniczeni VC, mogą oni zdecydować się nie korzystać z tych sal konferencyjnych i znaleźć obejścia, tj. niezatwierdzone rozwiązania na swoich osobistych urządzeniach. Może to zwiększyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i zmarnować inwestycję w dedykowane sale konferencyjne.
Koszt
Dedykowane rozwiązania wideokonferencyjne mają różne przedziały cenowe, w zależności od producenta i zastosowania (np. huddle room kontra sala konferencyjna). Ponadto niektóre rozwiązania wymagają miesięcznej opłaty licencyjnej za każde urządzenie, co może szybko zwiększyć ogólny koszt.
Opcja 2: pokoje wideo BYOD
Przeciwnym trendem na rynku są sale wideo BYOD (bring your own device), w których użytkownicy przynoszą do sali konferencyjnej swoje osobiste urządzenia i preferowane aplikacje do wideokonferencji.
Zalety
Elastyczność
Sale/pokoje video BYOD zapewniają działom IT znaczną elastyczność w tworzeniu systemów dopasowanych do wymagań korporacyjnych i potrzeb użytkowników. W pewnym sensie możliwości są nieograniczone. W pokojach wideo typu BYOD zespół IT ma swobodę łączenia systemów składających się z urządzeń różnych producentów, które bezproblemowo ze sobą współpracują. Pokój BYOD może mieć opcje połączeń przewodowych i bezprzewodowych, aby zwiększyć kompatybilność z urządzeniami różnych marek.
Koszt
Elastyczność pokoi wideo BYOD umożliwia działowi IT tworzenie rozwiązań, które zaspokajają potrzeby użytkowników, a jednocześnie trzymają się budżetu. Systemy wideokonferencyjne zbudowane na koncepcji BYOD można skalować w górę i w dół w miarę rozwoju potrzeb i zmian budżetu w czasie. Koszty dedykowanego rozwiązania VC są zazwyczaj wyższe ze względu na konieczność zastosowania dodatkowego sprzętu, takiego jak mikrofon, kamera internetowa i głośniki. Chociaż pokoje wideo BYOD są bardziej przystępne cenowo niż dedykowane rozwiązania VC, całkowity koszt za pomieszczenie zależy od jego wielkości i konkretnych wymagań. Mimo to, dzięki możliwości podłączenia różnych urządzeń i marek do huba, minimalizuje się potrzebę inwestowania w dodatkowy sprzęt i konkretne platformy UC.
Wady
Potencjalna złożoność
W tworzeniu oprogramowania głównym problemem jest „rozrost funkcji” – tendencja do zwiększania wymagań w trakcie procesu projektowania poza pierwotny zakres projektu. To samo może się zdarzyć podczas opracowywania specyfikacji wideopokoju BYOD. Elastyczność, jaką zapewnia to rozwiązanie, może sprawić, że pojawi się pokusa dodania kolejnych wymagań i urządzeń, co może niepotrzebnie „skomplikować” salę konferencyjną.
Posiadanie zbyt wielu urządzeń i opcji umożliwiających łączenie lub udostępnianie treści w sali konferencyjnej może sprawić, że będzie to skomplikowane i mylące dla użytkowników. Spowoduje to również zwiększenie liczby zgłoszeń do pomocy technicznej i zwiększenie obciążenia IT.
Najważniejsze informacje
Ogólnie rzecz biorąc, dedykowane rozwiązanie sprzętowe jest bardziej odpowiednie do komunikacji wewnętrznej. W zależności od potrzeb, dedykowane rozwiązanie sprzętowe oferuje większe bezpieczeństwo i ustandaryzowany efekt w zakresie platformy UC.
Jednak elastyczność i cena są kluczowe przy określaniu przyszłego rozwiązania. Sale wideo BYOD zapewniają elastyczną obsługę konferencji dla większości platform komunikacyjnych, w tym Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack i wielu innych. Oferują organizacjom możliwość wykorzystania swoich przestrzeni konferencyjnych do organizowania i przeprowadzania spotkań wideokonferencyjnych za pośrednictwem dowolnej z tych platform. Do spotkań zewnętrznych łatwiej jest dołączyć w drodze, ponieważ użytkownicy po prostu korzystają z preferowanej platformy UC.
Dowiedz się więcej o dedykowanych rozwiązaniach do sal konferencyjnych VC i BYOD od Biamp.
