Digital Workspace (Cyfrowe miejsce pracy) i Digital Workplace (Cyfrowe biuro) mogą wyglądać i brzmieć z pierwszego punktu widzenia, na tożsame pojęcia. Są jednak między nimi kluczowe zmienne, które pozwalają na ich wyróżnienie. To istotne, aby poznać te różnice, szczególnie w firmach, gdzie planujemy zmieniać sposób pracy.
Wśród kluczowych aspektów, o których warto wspomnieć w przypadku różnic pomiędzy pojęciami, które jeszcze nie mają odpowiednika w polskim słowniku należy wymienić:
Definicja i jej zakres:
- Digital Workspace – odnosi się do przestrzeni wirtualnej, gdzie pracownicy mogą uzyskać dostęp do oprogramowania i narzędzi biurowych wraz z danymi potrzebnymi im do pracy na tych narzędziach. Jedyne co potrzebują do punkt dostępu do tego wirtualnego środowiska – przygotowany i przystosowany do ich potrzeb, i trybu pracy.
- Digital Workplace – odnosi się do szerokiego aspektu całego środowiska stworzonego przez organizację, która pozwala na współpracę oraz komunikację pomiędzy pracownikami. To właśnie tu będzie znajdować się kultura pracy, sposób pracy w cyfrowym świecie czy nawet narzędzia, które znajdziemy w Digital Workspace.
Struktura
- Digital Workspace – zakłada wyższą elastyczność pod względem działań czy zadań, pozwalając pracownikom na rozwiązywaniu problemów w oparciu o swoją wiedzę, umiejętności i dostępne narzędzia. Cyfrowe umiejętności pozwalają na wykonywanie zadań zależnie od ich specyfiki czy preferencji samego pracownik.
- Digital Workplace – tworzy podwaliny organizacji, schematu działań czy struktury dla wszystkich pracowników. Tutaj może pojawić się kwestia, że każdy z pracowników posiada dostęp do konkretnego systemu zamówień, jednego systemu operacyjnego czy konkretnych urządzeń. Można to także rozumieć jako przygotowane dla pracowników ramy, które pozwalają im na swobodną komunikację w świecie cyfrowym. Np. wybranie kompleksowych rozwiązań Microsoft Teams czy Biamp.
Odczucia/doświadczenia użytkownika
- Digital Workspace – Jak już wiemy, to indywidualne podejście każdego użytkownika. Więc może on wybrać narzędzia czy oprogramowanie dopasowane do jego preferencji czy wymagań dotyczących konkretnego zadania. Tutaj zawiera się wszystko pomiędzy wybraniem konkretnego oprogramowania biurowego czy zarządzanie projektami.
- Digital Workplace – tutaj mamy podejście globalne. Szkolenia i wybieranie całego ekosystemu dopasowanego do charakteru organizacji, w najlepszym wypadku zawarte w postaci jednej platformy. Promowane i preferowane jest wybieranie komunikacji i współpracy właśnie za pomocą tych narzędzi. Pracownik raczej jest stawiany przed faktem dokonanym, niż może żonglować wyborem.
Wiemy już czym różni się Digital Workspace od Digital Workplace. To drugie to szerokie pojęcie, które może być wykorzystywane jako schemat działań organizacji, która zamieni je w kulturę pracy, DNA firmy czy sposób współpracy pomiędzy pracownikami. Jednak warto pamiętać, że oprócz tworzenia ekosystemu, w którym pracownicy będą mogli się komunikować czy pracować razem, zadbać o ich szkolenie czy odpowiedni poziom znajomości technologii. Wybór odgórny np. systemu konferencyjnego bez sprawdzenia czy w danej organizacji będzie działał może doprowadzić do efektu kuli śnieżnej. Pracownicy nie będą chcieli korzystać z rozwiązań, bo nie działają, będą zmuszani do tego, bo taka jest kultura pracy w świecie cyfrowym. Co może spowodować frustrację i problemy, które będą wymagały zmiany systemu, który nie działa z założeniami firmy.
Technologia w służbie człowiekowi, nie człowiek w służbie technologii
Dlatego warto przygotować się do tego etapu i zwykle dzieje się on w sposób ewolucyjny. Firma ulepsza sposób współpracy na bazie doświadczeń i w ramach swojej struktury. Inaczej niż Digital Workspace, który może być wykorzystywany np. naprzemiennie zależnie od różnych działań. Pracownik będzie korzystał z Microsoft Teams na jednym spotkaniu, a na drugim będzie realizował je za pomocą Zoom – zmieniając np. telefon na komputer. Z tego powodu, ważne jest aby struktura organizacji nie tylko była szeroka i zawierała jak najwięcej możliwości komunikacji czy współpracy, ale realnie stwarzała możliwości rozwiązywania różnych problemów, a nie ograniczała pracownika.
Wybór więc ekosystemu, który współpracuje z różnymi dostawcami oprogramowania, wyposażenia i robi to w sposób bezproblemowy, powinno być kluczowym aspektem podczas przechodzenia na bardziej cyfrowe systemy współpracy w organizacji.
Digital Workspace może być wszędzie!
Dlatego tak ważne jest nie tylko zapewnienie cyfrowych kompetencji użytkowników Digital Workspace, ale także umożliwić pracownikom pełne jego wykorzystanie. Mamy system rotacyjny i problem z biurkami? Warto zapoznać się z systemami rezerwacji biurek. W ramach systemu Biamp Evoko, nie tylko mamy możliwość rezerwacji biurek czy sal konferencyjnych, ale także możemy sprawdzać realne wykorzystanie naszych przestrzeni. Może się okazać, że jest ich za mało, bo wszystkie biurka są zajęte tak samo jak nasze sale lub za dużo – wtedy możemy lepiej dopasować nasze przestrzenie do pracowników. A systemy rezerwacji pozwolą, na wykorzystanie ich wtedy, kiedy są potrzebne.
Tak samo, praca hybrydowa czy zdalna – trudno ją sobie wyobrazić bez wideokonferencji, wpisały się one na stałe w nasz tryb pracy. Spotkania z klientami, statusy zespołów, czy podsumowania projektów zdecydowanie lepiej się robi kiedy dobrze widać i słychać każdego z uczestników.
Idealne dopasowanie do potrzeb
Warto zerknąć na nasz Dekalog Inwestora, który może stać się matrycą do planowania przestrzeni audiowizualnych. Pozwoli on nie tylko na stworzenie sal, dopasowanych do naszej organizacji, ale także ułatwi zrobienie ich dobrze, na każdym etapie. Warto także sobie zadać pytanie, przed całym projektem – czy potrzebujemy np. dwie duże sale – czy lepiej będzie nam się pracowało z 1 średnią, 2 małymi i jedną dużą. Stąd badania, wiedza na temat wykorzystania przestrzeni w naszej organizacji jest kluczowa.
Jeżeli nie posiadamy jej wewnętrznie, to nic straconego. Integrator z wieloletnim doświadczeniem bez problemu będzie wstanie określić potrzeby zadając kluczowe pytania na początku projektowania. Łatwo będzie mu też zaplanować niektóre przestrzenie i dobrać produkty korzystając z oprogramowania do projektowania przestrzeni audiowizualnych takich jak znajdziemy na stronie Biamp, w zakładce Cornerstone.
Digital Workplace może pozytywnie wpływać na pracowników i ich produktywność
Bez bariery w postaci odległości, współpraca nawet na poziomie międzynarodowym jest po prostu łatwiejsza. Projekty, które kiedyś wymagały by maili, telefonów mogą być wykonywane w czasie rzeczywistym nawet w trakcie spotkania – nawet mimo różnicy czasu.
To nie tylko pozwala podnieść poziom różnorodności czy kreatywności, ale pozwala także pracownikom z różnych części świata poznać kulturę pracy organizacji, która rozsiana jest po różnych częściach globu. Nie trzeba wtedy ograniczać się do lokalnych zespołów, bo być może któryś zespół zrealizował podobny projekt i jest wstanie pomóc zaadaptować go na nasze lokalne środowisko.
Biuro i ekosystem, który jest przygotowany do czerpania garściami z cyfrowego świata, przyciąga także młode pokolenia – to one w sposób naturalny korzystają z wszelkich zdobyczy nowych technologii. Rozwijamy w ten sposób naszą organizację, w dotarciu do młodszych konsumentów, którzy pracują z nami, więc mogą lepiej orientować się w potrzebach młodszych pokoleń, niż wieloletni menadżerowie.
Podsumowanie
Teraz już wiesz czym różnią się oba pojęcia – Digital Workspace od Digital Workplace – jedno oznacza narzędzia, które pozwalają na pracę w sposób cyfrowy, drugie miejsce i ekosystem, który pozwala na tą pracę. Cyfrowe rozwiązania będą dalej się rozwijać i warto zadbać o to, aby nie tylko nasze biuro było przygotowane na prowadzenie konferencji, pracy hybrydowej czy cyfryzacji niektórych analogowych działań. Także na to, iż następuje zmiana pokoleniowa i przestrzenie, które już teraz planujemy nie będą tylko dla nas, ale także dla młodszych pokoleń. Które znacząca różnią się w sposobie pracy, przyzwyczajeniach czy potrzebach. To dla nich będzie ważne, aby wszystko działało jak należy.
Źródła:
https://www.ricoh.com.my/blogs/digital-workspace-vs-digital-workplace-what-are-the-differences
https://www.sap.com/products/technology-platform/workzone/what-is-a-digital-workplace.html
https://www.clearpeople.com/blog/digital-workspace-vs-digital-workplace-differences
